پیش از تغییر یک کنترل اجرایی، اختیار و پیامد آن را بررسی کنید

نوع قاعده را قبل از استثنا مشخص کنید

بعضی روال‌ها طراحی داخلی‌اند؛ بعضی از قرارداد یا قانون آمده‌اند. مدیر می‌تواند در حدود اختیار، اجرای یک کنترل داخلی را با روشی مناسب جایگزین کند، اما امضای او خودبه‌خود تکلیف قانونی یا حق مشتری را حذف نمی‌کند. فرم استثنا باید قبل از علت تجاری، «منبع قاعده» و «حدود اختیار عدول» را بپرسد.

استثنا نباید فقط یک امضا باشد. مانع اجرای روال اصلی، خطر ایجادشده، کنترل جایگزین، دامنه، مدت، مسئول و معیار خاتمه را ثبت کنید. اگر کنترل جایگزین همان اطلاعات تأییدنشده را در کانالی دیگر کپی می‌کند، استقلالی ایجاد نشده است. تکرار دائمی استثنا نشان می‌دهد روال اصلی باید بازطراحی شود.

مثال تیم کوچک

در زمان غیبت مدیر، همکار مالی باید یک پرداخت ضروری را اجرا کند. جانشین از قبل صاحب اختیار است، مقصد تغییر نکرده و اسناد تعهد موجودند. می‌توان روش ثبت و مرور بعدی متناسب را طبق سیاست داخلی تعریف کرد. حالا فرض کنید مقصد تازه و نامرتبط است؛ فوریت، اطلاعات و اختیار مفقود را ایجاد نمی‌کند.

سه وضعیت را ببینید. استثنای مجاز با جبران مؤثر؛ درخواست نیازمند مرجع دارای اختیار بیشتر؛ و درخواست غیرقابل اجرا در دامنه فعلی. پاسخ «رد» باید دلیل قابل فهم داشته باشد، اما اطلاعات محرمانه را افشا نکند. کارکنان نباید برای گرفتن امضا، ماهیت واقعی درخواست را کوچک جلوه دهند.