اعتبار فاکتور تأمین‌کننده را چگونه بررسی کنیم؟

برای پرداخت، رابطه میان قرارداد، تحویل و صورت‌حساب را ببینید

یک فایل دارای سربرگ و مهر، به‌تنهایی اثبات بدهی کسب‌وکار نیست. قبل از پرداخت باید مشخص باشد چه چیزی سفارش داده شده، چه کسی آن را تأیید کرده، چه میزان تحویل شده و مبلغ مطالبه با کدام رابطه قراردادی سازگار است. این کنترل پیشنهادی برای جلوگیری از خطا و سوءاستفاده در پرداخت به شرکاست.

فاکتور تکراری را از هزینه مستقل جدا کنید. شباهت مبلغ یا شماره کافی نیست. تأمین‌کننده، دوره خدمت، شناسه قرارداد، شرح هزینه و پرداخت‌های قبلی را کنار هم ببینید. تمدید واقعی اشتراک ممکن است مبلغ تکراری داشته باشد؛ ارسال دوباره همان فاکتور نیز ممکن است فقط پیگیری طلب باشد. هیچ‌کدام بدون بررسی نباید پرداخت تازه بسازد.

موقعیت: تأمین‌کننده جدید با معرفی یک همکار

همکار می‌گوید شرکت را می‌شناسد و برای سرعت کار درخواست ثبت و پرداخت فوری دارد. ثبت تأمین‌کننده، تأیید دریافت خدمت و تأیید پرداخت را به یک توصیه شفاهی متکی نکنید. هویت، اختیار نماینده، قرارداد، مقصد و شاهد تحویل را متناسب با معامله بررسی کنید. اعتماد به همکار جای سند مستقل را نمی‌گیرد.

شماره حساب روی فاکتور را خودکار مرجع ندانید. اگر با اطلاعات معتبر قبلی متفاوت است، آن را تغییر حساس حساب مقصد تلقی کنید. تماس برگشتی با شماره معتبر مستقل و تأیید نقش مجاز لازم است. شماره نوشته‌شده در همان فایل جدید، کنترل مستقلی ایجاد نمی‌کند.

چهار مورد را پیش از پرداخت فاکتور تطبیق دهید

قرارداد با سفارش؛ سفارش با تحویل؛ تحویل با مبلغ مطالبه؛ مبلغ و ذی‌نفع با پرداخت‌های قبلی. اختلاف باید ثبت و به مسئول مربوط ارجاع شود. در تیم کوچک، یک مرور مستقل توسط فرد مجاز یا کنترل جبرانی مستند طراحی کنید؛ امضای صوری نفر دوم ارزش تصمیم را بالا نمی‌برد.

روابط وابسته را شفاف ثبت کنید. وجود رابطه خانوادگی یا شراکت، به‌خودی‌خود اثبات تخلف نیست. پنهان ماندن تعارض منافع می‌تواند کیفیت تصمیم را کاهش دهد. روال داخلی اعلام رابطه و تصویب معامله باید از قبل روشن باشد و با حریم خصوصی و حدود اختیار سازگار بماند.

خودتان را بیازمایید: ارسال دوباره یک فاکتور از ایمیل واقعی تأمین‌کننده، یعنی بدهی تازه ایجاد شده است؟ پاسخ: خیر؛ موضوع و سابقه پرداخت همان تعهد باید بررسی شوند.